Politique de protection des données de France Bois Forêt

> Préambule

France Bois Forêt (ci-après, « FBF »), interprofession reconnue dans le secteur du bois et de la forêt est particulièrement attentive au respect par ses services et ses sous-traitants* des obligations résultant de la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel et s’applique à suivre les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés en la matière (ci-après, « CNIL »).

Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Cette politique présente la manière dont FBF traite les données personnelles recueillies et fournies par les acteurs de la filière et autres contacts*.

Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques quant aux traitements de données personnelles que nous mettons en œuvre.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à votre connaissance par le biais d’une modification de la présente politique.

Dans le cadre de la présente politique, seront utilisées une série de termes, dont les définitions se trouvent ci-après :

  • « acteur(s) de la filière » : désigne toute personne physique dont l’activité est représentée par FBF ;
  • « contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec FBF mais qui n’est pas acteur de la filière (prospects, relations, partenaires, …)
  • « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est le Président de FBF ;

  • « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels FBF travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;

  • « délégué à la protection des données » ou « data protection officer» ou « DPO » : désigne la personne chargée de mettre en œuvre la conformité au RGPD au sein de l’organisme qui l’a désignée s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme. Sa désignation est obligatoire dans certains cas. Un délégué, interne ou externe, peut être désigné pour plusieurs organismes sous certaines conditions. Au titre de la présente politique, la DPO est Madame Amélie Bouviala ;

  • « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées d’ « acteur(s) de la filière » ou de « contact(s) » ;

  • « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent aussi bien être des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’administration judiciaire et ses auxiliaires, etc.).

> Questions traitées

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre, FBF est amenée à collecter des données concernant :
  • l’identification : nom, prénom, genre et civilité de la personne concernée, numéro de SIRET si applicable, données extraites des matrices cadastrales annuelles (notamment : numéro de propriétaire, numéro de compte communal, Code démembrement de propriété et adresse du destinataire de l’avis d’imposition à la taxe foncière sur les propriété non bâties) ;
  • les coordonnées : téléphone professionnel (portable et fixe), adresse e-mail, nom et adresse postale, titre de la personne concernée ; ainsi que le téléphone, l’adresse e-mail de la personne à contacter en cas de nécessité.
  • Des bordereaux d’enregistrement des contributeurs à la CVO ;

  • De l’inscription à la Newsletter mensuelle « Bulletin d’information » ;

  • De l’inscription au périodique, la « lettre B » ;

  • Du protocole de mise à disposition de données cadastrales auprès de FBF ;

  • De fichiers externes (annuaires professionnels, registres nationaux des entreprises type INSEE, COFACE etc…).

  • De informations spontanément transmises par des contributeurs ou leurs représentants légaux.

  • De correspondance reçue dans le cadre de contentieux
> Traitement : Fichier des contributeurs à la CVO (actifs et non actifs)
> Finalité(s) : Enregistrement des contributeurs à la CVO de France Bois Forêt et des règlements des cotisations avec édition électronique des attestations correspondantes sur demande
> Fondement légal : Légal/contractuel (accord interprofessionnel étendu)

 


> Traitement : Fichier des contacts à la Newsletter « Bulletin d’information »
> Finalité(s) : Information électronique mensuelle sur les actualités de France Bois Forêt et de la filière forêt-bois

> Fondement légal : Pour les redevables de la CVO : intérêt légitime du responsable du traitement.

Pour les abonnés « spontanés » : consentement.

 


> Traitement : Fichier des contacts au périodique « La lettre B»

> Finalité(s) : Information trimestrielle sur l’utilisation des fonds collectés dans le cadre des programmes engagé par France Bois Forêt conformément à son objet social.

> Fondement légal : Pour les contributeurs de la CVO et partenaires institutionnels et contractuels : intérêt légitime du responsable du traitement.

Pour les abonnés « spontanés » : consentement.

 


> Traitement : Fichier des données cadastrales
> Finalité(s) : Cerner, avec un minimum de précision, les conditions d’exercice de leur activité par les ressortissants du bois et de la forêt ainsi que les éléments nécessaires au calcul de l’assiette des cotisations

> Fondement légal : Légal (missions interprofessionnelles) et contractuel (Statuts FBF)


> Traitement : Fichier de l’Assemblée générale
> Finalité(s) : Procéder à la convocation des membres de l’Assemblée générale de FBF 
> Fondement légal : Contractuel / Statuts FBF

 


> Traitement : Fichier des administrateurs de FBF
> Finalité(s) : Procéder à la convocation administrateurs de FBF
> Fondement légal : Contractuel / Statuts FBF

 


> Traitement : Fichier des membres des Comités de France Bois Forêt
> Finalité(s) : Procéder à la convocation des membres des différents Comités de FBF
> Fondement légal : Contractuel / Statuts FBF

 


> Traitement : Fichier OpenForêt
> Finalité(s) : Réaliser une détection systématique des coupes rases réalisées en France métropolitaine et en Corse, dans le but de mieux identifier les personnes qui n’ont pas déclaré la CVO.  
> Fondement légal : Contractuel / Statuts FBF

 


> Traitement : Fichier des donateurs de grumes pour la restauration de la charpente de la cathédrale Notre Dame
> Finalité(s) : Edition des reçus fiscaux et information sur l’état d’avancement des travaux
> Fondement légal : Contractuel
 

Vous avez consenti à un traitement de vos données personnelles pour des finalités spécifiques comme par exemple l’abonnement à la Newsletter « Bulletin d’information» ou au périodique « La lettre B».

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez vous adresser à Monsieur Jean Loeper (Responsable de traitement de FBF gestioncvo@franceboisforet.fr) ou à la DPO de France Bois Forêt (Amélie Bouviala, déléguée à la protection des données fbf.dpo@alinea-avocats.com).

Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Lorsqu’un traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement, le RGPD permet de procéder à un traitement de données sans nécessairement disposer du consentement exprès et préalable de la personne concernée. Ces intérêts légitimes constituent dans ce cas la base juridique permettant de justifier de la licéité du traitement. En l’espèce, dans le cadre de la réalisation des missions qui lui sont imparties par la réglementation en sa qualité d’organisation interprofessionnelle agricole et par ses propres Statuts, FBF tient informés les opérateurs redevables des CVO des actions qu’elle mène, financées notamment par ces CVO et des actualités de la filière forêt-bois dont elle défend les intérêts. C’est sur ce fondement que FBF procède aux traitements nécessaires à l’envoi aux redevables des CVO :
  • D’une information mensuelle par voie électronique de la « Newsletter «Bulletin d’information » » sur les actualités de France Bois Forêt et de la filière forêt-bois ;
  • D’une information trimestrielle par envoi papier sur l’utilisation des fonds collectés dans le cadre des programmes engagé par France Bois Forêt conformément à son objet social.
FBF est habilitée à prélever des cotisations interprofessionnelles rendues obligatoires par un arrêté interministériel d’extension interprofessionnel adopté en son sein. En application de cet accord, les professionnels désignés en son sein comme redevables des CVO sont soumis à des obligations de déclarations visant à communiquer à FBF les informations nécessaires à l’évaluation du montant des cotisations dues. Les professionnels ainsi visés sont tenus de fournir les données listées dans cet accord. L’exigence de fourniture de ces données vis-à-vis de ces derniers a un caractère réglementaire résultant de l’extension de l’accord par arrêté interministériel. En cas non-fourniture de ces données, les personnes concernées s’exposent principalement à une évaluation d’office de la CVO due.
FBF s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés. Les destinataires internes autorisés, en fonction des traitements réalisés, sont :
  • Service de gestion et contrôle documentaire CVO ;
  • Secrétariat FBF.
Les destinataires externes autorisés sont :
  • Les prestataires ou les services support (exemple : la société de d’édition en charge de la réalisation de la Lettre B, le prestataire de routage, le prestataire internet en charge de la conception et de l’envoi de la Newsletter, le prestataire de gestion de la base de données CVO) ;
  • L’administration judiciaire, les auxiliaires de justice, les avocats, les experts, les mandataires, les huissiers, les enquêteurs, etc., en cas de besoin et sous réserve de la légitimité de leur demande ;
  • L’administration, en cas de besoin et sous réserve de la légitimité de leur demande.
Ces données ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne.
 

FBF ne conserve vos données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.

 

> Traitement : Fichier des contributeurs à la CVO.

> Durée de conservation : 10 ans à compter de la date à partir de laquelle la personne n’est plus redevable (obligation de conservation des pièces comptables de 10 ans) et autant que de besoin en cas de contentieux

 


> Traitement : Fichier des contacts à la Newsletter mensuelle « Bulletin d’information ».

> Durée de conservation : 1 an à compter de la date à partir de laquelle la personne n’est plus redevable de la CVO.

Pour les abonnés « spontanés », à compter de la demande de désabonnement.


> Traitement : Fichiers des contacts au périodique « La lettre B ».

> Durée de conservation : 1 an à compter de la date à partir de laquelle la personne n’est plus redevable de la CVO.

Pour les autres personnes concernées, à partir de la demande de désabonnement.


> Traitement : Fichier des données cadastrales. 
> Durée de conservation : 10 ans à compter de la fin de la convention.

> Traitement : Fichier des membres de l’Assemblée générale de FBF
> Durée de conservation : Durée du mandat de représentation confié par l’organisation membre de FBF à son représentant

> Traitement : Fichier des administrateurs de FBF

> Durée de conservation : Durée du mandat.

Conformément aux Statuts, cette durée est de 3 ans.


> Traitement : Fichier des Comités techniques de FBF
> Durée de conservation : Durée du mandat de représentation confié par l’organisation membre de FBF à son représentant.

> Traitement : Fichier OpenForêt
> Durée de conservation : 1 an à compter de la transmission des nouvelles données par OpenForêt

> Traitement : Fichier des donateurs de grumes pour la restauration de la charpente de la cathédrale Notre Dame
> Durée de conservation : 5 ans à compter de la date de fin des travaux
 

Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement des données personnelles, de limitation ou d’opposition au traitement.

Vous disposez également d’un droit post-mortem qui vous permet de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits en vous adressant par courrier à Monsieur Jean Loeper (gestioncvo@franceboisforet.fr) en joignant à votre courrier la copie d’un titre d’identité signé.

Vous pouvez, en outre, contacter Madame Amélie Bouviala – déléguée à la protection des données (fbf.dpo@alinea-avocats.com), pour toute demande d’information relative au traitement de vos données à caractère personnel.

 
Les opérateurs de la filière et contacts sont informés que FBF pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, FBF s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

FBF s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, FBF se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD dans le cadre de leurs relations contractuelles.
FBF assure la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques, organisationnels, procéduraux, techniques et logistiques. Il peut être fait appel à des prestataires externes pour la mise en œuvre des systèmes de sécurisation des données. Concrètement, FBF met en œuvre les mesures de sécurité suivantes notamment:
  • Des systèmes de protections automatisés contre les cyberattaques sont actifs ;
  • Ses outils automatiques réalisent périodiquement des tests de sécurité sur les sites web ;
  • La sécurité des sites web sont audités par des entreprises expertes du sujet.
FBF, conformément au RGPD, tient un registre des traitements recensant l’ensemble des traitements appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte et le recouvrement des cotisations dues à FBF, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, etc.
 

Vous pouvez exercer une réclamation auprès de la CNIL, si vous estimez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

Nous vous invitons toutefois, à saisir au préalable les services de France Bois Forêt (Monsieur Jean Loeper Responsable de traitement de FBF) gestioncvo@franceboisforet.fr et/ou la déléguée à la protection des données de France Bois Forêt (Mme Amélie Bouviala fbf.dpo@alinea-avocats.com).

Pour toute demande d’information concernant la politique de protection des données à caractère personnel mise en œuvre par FBF, vous pouvez vous adressez à Monsieur Jean Loeper (Responsable de traitement de FBF) gestioncvo@franceboisforet.fr ou à fbf.dpo@alinea-avocats.com (Amélie Bouviala, déléguée à la protection des données).
 

Les mentions suivantes peuvent être modifiées ou aménagées à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à votre connaissance par tout moyen choisi par le délégué à la protection des données en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).


Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à la présente politique de confidentialité.